Cómo Probar tu Diligencia como Administrador: Documentación Salvavidas

Imagina este escenario: Hacienda te notifica una derivación de responsabilidad por las deudas tributarias de tu sociedad. El importe asciende a 180.000 euros. Tienes 15 días para defenderte. ¿Puedes demostrar que actuaste con la diligencia que se espera de un administrador?

La diferencia entre responder con tu patrimonio personal o quedar exonerado depende, en gran medida, de la documentación que hayas conservado. No de tus intenciones, no de tus explicaciones verbales: de los papeles.

En Derivum Legal llevamos 26 años defendiendo a administradores en procedimientos de responsabilidad de administradores. Y hemos comprobado que el 90% de los casos que ganamos comparten un elemento común: el cliente tenía documentación que probaba su actuación diligente.

Esta guía te enseñará exactamente qué documentos necesitas, cómo organizarlos y qué errores debes evitar para proteger tu patrimonio antes de que llegue el problema.

Qué es la diligencia debida del administrador y por qué es tu mejor defensa

La diligencia debida no es un concepto abstracto ni una mera formalidad legal. Es el estándar de conducta que la ley exige a todo administrador societario, y funciona como tu principal escudo frente a la responsabilidad personal por deudas de la empresa.

En términos prácticos, actuar con diligencia significa tomar decisiones informadas, supervisar adecuadamente la gestión y cumplir tus obligaciones legales con el cuidado que tendría un “ordenado empresario”. No se te exige ser infalible ni que todas tus decisiones resulten exitosas. Se te exige que el proceso de toma de decisiones sea razonable y esté documentado.

Aquí está la clave que muchos administradores desconocen: cuando Hacienda inicia un procedimiento de derivación, la carga de la prueba se invierte parcialmente. La Administración debe acreditar los presupuestos de hecho que justifican la derivación, pero tú debes demostrar que actuaste diligentemente si quieres quedar exonerado.

Sin documentación, tu defensa se reduce a tu palabra contra la presunción de la Administración. Con documentación adecuada, puedes construir una defensa sólida que demuestre, paso a paso, que cumpliste con tus obligaciones.

El marco legal: Artículos 225 LSC y 43.1.a LGT

Para entender qué significa “probar tu diligencia”, necesitas conocer las dos normas fundamentales que definen este concepto en el ámbito societario y tributario.

La diligencia en la Ley de Sociedades de Capital

El artículo 225 de la Ley de Sociedades de Capital establece que los administradores deben desempeñar su cargo “con la diligencia de un ordenado empresario”. Este estándar incluye tres obligaciones específicas:

Deber de información: Tienes la obligación de informarte adecuadamente sobre la marcha de la sociedad. No puedes alegar desconocimiento si no has solicitado activamente información sobre la situación fiscal, financiera y operativa de la empresa.

Deber de vigilancia: Debes supervisar la gestión delegada en otros órganos o empleados. Si delegaste la gestión fiscal en un director financiero, sigues siendo responsable de supervisar que cumple correctamente sus funciones.

Deber de lealtad: Tus decisiones deben tomarse en interés de la sociedad, no en tu beneficio personal ni en perjuicio de terceros, incluida la Hacienda Pública.

La responsabilidad tributaria del artículo 43.1.a LGT

El artículo 43.1.a de la Ley General Tributaria es la norma que permite a Hacienda derivar la responsabilidad tributaria a los administradores. Según este precepto, responderás subsidiariamente de las deudas tributarias de la sociedad cuando hayas cometido “infracciones tributarias” por actuar con negligencia.

La jurisprudencia del Tribunal Supremo ha establecido que esta responsabilidad requiere:

Conducta activa u omisiva: No basta con ser administrador; debe existir una acción u omisión concreta que haya contribuido a la infracción tributaria.

Elemento subjetivo: Debe acreditarse al menos negligencia en tu actuación. La diligencia probada excluye este elemento subjetivo.

Nexo causal: Tu conducta debe estar directamente relacionada con la infracción cometida por la sociedad.

Conocer estos requisitos es fundamental porque tu defensa debe atacar precisamente estos elementos. Si demuestras que actuaste diligentemente, el elemento subjetivo desaparece y la derivación no puede prosperar. Puedes profundizar en los presupuestos específicos de este artículo en nuestra guía sobre el artículo 43.1.a de la LGT.

Los 7 documentos esenciales que prueban tu diligencia

Después de analizar cientos de procedimientos de derivación, hemos identificado los siete tipos de documentos que resultan determinantes para acreditar la actuación diligente del administrador. Contar con estos documentos puede marcar la diferencia entre la exoneración y responder con tu patrimonio personal.

1. Actas de Consejo de Administración y Juntas Generales

Las actas son la prueba documental por excelencia de tu participación en la toma de decisiones. Deben reflejar no solo las decisiones adoptadas, sino el proceso deliberativo que llevó a ellas.

Un acta bien redactada incluye: los asuntos tratados en cada sesión, la información que se puso a disposición de los administradores, las intervenciones relevantes de cada miembro, los votos particulares o discrepancias expresadas, y las decisiones adoptadas con indicación de los votos a favor, en contra y abstenciones.

Consejo práctico: Si en algún momento discrepaste de una decisión que posteriormente generó problemas tributarios, tu voto en contra documentado en acta puede ser determinante para tu exoneración personal.

2. Informes de gestión y memorias anuales

Los informes de gestión demuestran que realizabas un seguimiento activo de la situación de la empresa. Deben incluir análisis de la situación financiera, tributaria y de cumplimiento normativo.

Especialmente relevantes son los informes que reflejen: la identificación de riesgos fiscales y las medidas adoptadas para mitigarlos, el estado de cumplimiento de obligaciones tributarias, las decisiones tomadas ante situaciones de dificultad financiera, y las consultas realizadas a asesores externos.

3. Comunicaciones documentadas con asesores fiscales y legales

Las comunicaciones con asesores externos acreditan que buscaste asesoramiento profesional antes de tomar decisiones relevantes. Conserva correos electrónicos, informes escritos, dictámenes y cualquier comunicación que demuestre que consultaste a profesionales cualificados.

Esta documentación es particularmente valiosa cuando: la decisión adoptada siguió las recomendaciones del asesor, existían dudas interpretativas sobre la normativa aplicable, o se trataba de operaciones de cierta complejidad fiscal.

Importante: El hecho de haber seguido el criterio de un asesor profesional no garantiza automáticamente la exoneración, pero constituye un indicio muy relevante de actuación diligente que los tribunales valoran positivamente.

4. Documentación de decisiones empresariales críticas

Cualquier decisión que pudiera tener implicaciones fiscales debe estar documentada con su justificación. Esto incluye: operaciones de reestructuración societaria, decisiones de financiación e inversión, modificaciones en la política de precios de transferencia, y cambios en la estructura organizativa.

La documentación debe reflejar el análisis previo realizado, las alternativas consideradas, los motivos de la decisión adoptada y los profesionales consultados.

5. Registros de supervisión y control interno

Como administrador, tienes el deber de vigilar la gestión delegada. Los registros de supervisión demuestran que ejercías este control de forma efectiva. Incluyen: informes periódicos recibidos de los responsables de área, actas de reuniones de seguimiento con directivos, controles implementados sobre el cumplimiento fiscal, y auditorías internas o externas encargadas.

6. Evidencia de respuesta ante situaciones de crisis

Cuando la empresa atraviesa dificultades financieras, tus actuaciones se examinan con especial rigor. Documenta todas las medidas adoptadas: planes de viabilidad elaborados, negociaciones con acreedores incluyendo la Agencia Tributaria, solicitudes de aplazamiento o fraccionamiento de deudas, y decisiones sobre priorización de pagos con su justificación.

Esta documentación es crítica en situaciones de cese de actividad, donde Hacienda suele examinar minuciosamente las actuaciones del administrador en los meses previos al cierre.

7. Archivo cronológico de cumplimiento tributario

Mantén un archivo organizado que demuestre el cumplimiento ordinario de obligaciones tributarias: declaraciones presentadas con sus justificantes, pagos realizados con documentación bancaria, requerimientos recibidos y contestaciones presentadas, y resoluciones administrativas notificadas.

Este archivo permite demostrar que, como norma general, la sociedad cumplía sus obligaciones y que los incumplimientos puntuales respondieron a causas específicas y justificadas.

Checklist descargable: El archivo salvavidas del administrador

Para facilitar la organización de tu documentación defensiva, hemos preparado un checklist completo que puedes utilizar como guía. Te recomendamos revisarlo trimestralmente para asegurarte de que tu archivo está actualizado.

Categoría	Documento	Frecuencia	✓
**Gobierno Corporativo**	Actas de Consejo de Administración	Cada reunión	☐
	Actas de Juntas Generales	Anual mínimo	☐
	Votos particulares y discrepancias	Cuando proceda	☐
**Asesoramiento Externo**	Informes de asesores fiscales	Trimestral	☐
	Dictámenes legales sobre operaciones	Por operación	☐
	Correos con consultas y respuestas	Continuo	☐
**Supervisión y Control**	Informes de seguimiento de gestión	Mensual	☐
	Controles de cumplimiento fiscal	Trimestral	☐
	Auditorías internas/externas	Anual	☐
**Cumplimiento Tributario**	Declaraciones presentadas + justificantes	Por declaración	☐
	Comprobantes de pago de impuestos	Por pago	☐
	Solicitudes de aplazamiento/fraccionamiento	Cuando proceda	☐
	Contestaciones a requerimientos AEAT	Por requerimiento	☐
**Situaciones de Crisis**	Planes de viabilidad elaborados	Cuando proceda	☐
	Documentación de negociaciones con acreedores	Por negociación	☐
	Justificación de priorización de pagos	Cuando proceda	☐

Recomendación: Guarda toda esta documentación en formato digital con copias de seguridad, organizándola por años y categorías. Los tribunales valoran especialmente la documentación contemporánea, es decir, la generada en el momento de los hechos, frente a la reconstruida posteriormente.

Casos prácticos: Administradores que se salvaron gracias a su documentación

La teoría está clara, pero ¿cómo funciona en la práctica? Estos casos reales de nuestros casos de éxito ilustran el valor de la documentación adecuada.

Caso 1: El voto particular que salvó 320.000 euros

Una sociedad constructora acumuló deudas tributarias por 320.000 euros tras una inspección que detectó facturas irregulares de proveedores. Hacienda derivó la responsabilidad a los tres administradores solidarios.

Dos de ellos carecían de documentación específica sobre su participación en la gestión. El tercero, sin embargo, había hecho constar en varias actas del Consejo su discrepancia expresa con la política de selección de proveedores y había solicitado formalmente una auditoría externa que fue rechazada por mayoría.

Resultado: El Tribunal Económico-Administrativo anuló la derivación respecto a este administrador, al considerar acreditada su diligencia y su oposición documentada a las prácticas que generaron la deuda.

Caso 2: Los informes del asesor fiscal como prueba de buena fe

El administrador de una empresa de servicios recibió una derivación por 89.000 euros correspondientes a deducciones de I+D aplicadas incorrectamente según el criterio de Hacienda.

El administrador aportó al procedimiento: el informe motivado del Ministerio de Ciencia que avalaba los proyectos, tres informes de su asesor fiscal recomendando la deducción, y los correos electrónicos donde consultaba específicamente sobre la aplicación de estas deducciones.

Resultado: Se reconoció que el administrador había actuado con la diligencia exigible, siguiendo el criterio de profesionales cualificados y basándose en documentación oficial. La derivación fue anulada.

Caso 3: La documentación de crisis que evitó la responsabilidad

Una empresa del sector hostelero cesó su actividad dejando deudas tributarias de 145.000 euros. Hacienda consideró que el administrador había actuado negligentemente al no solicitar el concurso de acreedores.

La defensa aportó documentación que demostraba: un plan de viabilidad elaborado seis meses antes del cierre, las gestiones realizadas para buscar inversores con correspondencia acreditativa, la solicitud de aplazamiento a la AEAT que fue denegada, y los informes del asesor recomendando el cierre ordenado frente al concurso por resultar menos gravoso para los acreedores.

Resultado: El tribunal reconoció que el administrador había gestionado la crisis de forma diligente, adoptando medidas razonables documentadas. La derivación fue anulada íntegramente.

Errores documentales fatales que debes evitar

Tan importante como saber qué documentar es conocer los errores que pueden arruinar tu defensa. Estos son los más frecuentes que observamos en nuestra práctica profesional.

Actas genéricas sin contenido real

Muchas sociedades mantienen libros de actas con textos estándar que no reflejan las deliberaciones reales. Frases como “se aprueba por unanimidad la gestión del ejercicio” sin más detalle carecen de valor probatorio. Las actas deben reflejar el proceso deliberativo, no solo el resultado.

Ausencia de documentación sobre decisiones conflictivas

Paradójicamente, las decisiones más problemáticas suelen ser las peor documentadas. Si una operación generó dudas o discusiones internas, esa deliberación debería estar especialmente documentada, incluyendo los argumentos a favor y en contra considerados.

Delegación sin supervisión documentada

Delegar funciones en directivos o empleados no exime de responsabilidad si no documentas que ejercías la supervisión adecuada. Sin informes de seguimiento ni evidencia de control, la delegación se convierte en abandono de funciones.

Esta situación es particularmente delicada en el caso del administrador de hecho, donde personas que ejercen funciones de dirección sin nombramiento formal pueden verse igualmente responsabilizadas.

Documentación extemporánea o reconstruida

Los tribunales distinguen claramente la documentación contemporánea de la fabricada para el procedimiento. Un informe fechado en 2020 pero creado digitalmente en 2024 será detectado y desacreditado. La documentación debe generarse en tiempo real.

Archivo desorganizado o incompleto

Tener documentación pero no poder localizarla es casi tan perjudicial como no tenerla. Un archivo desordenado transmite imagen de gestión caótica y dificulta la construcción de una defensa coherente.

Cuándo la diligencia NO te exonera (y qué hacer)

Es importante ser honesto: la diligencia probada no es una garantía absoluta de exoneración. Existen supuestos donde, pese a una actuación cuidadosa, el administrador puede resultar responsable.

Responsabilidad objetiva por obligaciones formales

Algunas responsabilidades tributarias no requieren negligencia. Por ejemplo, la responsabilidad por las retenciones no practicadas o por las cuotas repercutidas no ingresadas tiene carácter más objetivo. En estos casos, la diligencia puede mitigar pero no siempre exonerar completamente.

Situaciones de sociedades inactivas

Mantener una sociedad inactiva sin disolver genera riesgos específicos. Aunque no exista actividad, las obligaciones formales subsisten y la mera pasividad puede considerarse negligencia. En estos casos, la diligencia exige precisamente la adopción de medidas para disolver y liquidar ordenadamente.

Conocimiento efectivo de irregularidades

Si tenías conocimiento real de que se estaban cometiendo irregularidades tributarias y no adoptaste medidas para evitarlas o corregirlas, la documentación de tu actividad ordinaria no será suficiente. La diligencia exige actuar cuando se detectan problemas.

Qué hacer en estos casos

Cuando la diligencia por sí sola no resulta suficiente, la estrategia defensiva debe combinar varios elementos: cuestionar los presupuestos fácticos de la derivación, revisar posibles defectos procedimentales, analizar la prescripción de las obligaciones tributarias, y negociar soluciones alternativas con la Administración.

En cualquier caso, la documentación sigue siendo fundamental: permite demostrar la extensión real de tu participación y puede reducir el alcance de tu responsabilidad aunque no la elimine completamente.

Cómo empezar hoy: Plan de acción para administradores

Si has llegado hasta aquí y te preocupa el estado de tu documentación, estas son las medidas que puedes implementar de inmediato.

Esta semana: Localiza todas las actas de los últimos tres años y verifica que reflejan las deliberaciones reales del Consejo. Si encuentras actas genéricas, comienza a redactar las próximas con mayor detalle.

Este mes: Recopila todas las comunicaciones con asesores fiscales y legales de los últimos cuatro años. Organízalas cronológicamente y crea un archivo específico para ellas.

Este trimestre: Implementa un sistema de documentación continua que incluya informes mensuales de seguimiento, archivo de comunicaciones relevantes, y registro de decisiones significativas con su justificación.

Cada año: Revisa el archivo completo, actualiza la documentación de cumplimiento tributario y realiza una auditoría interna del estado de la documentación defensiva.

Conclusión: Tu documentación es tu patrimonio

Hemos visto cómo la diferencia entre responder personalmente por cientos de miles de euros o quedar exonerado puede depender de un acta bien redactada, de un correo conservado o de un informe archivado.

La** responsabilidad personal del administrador **es una realidad que afecta cada año a miles de empresarios en España. Pero es una realidad que puede gestionarse con las herramientas adecuadas.

La diligencia debida no es solo un deber legal: es tu mejor inversión en tranquilidad. Cada documento que generas y archivas hoy es una pieza más de la defensa que podrías necesitar mañana.

Si tienes dudas sobre el estado de tu documentación o ya has recibido una notificación de derivación, el tiempo corre en tu contra. En Derivum Legal llevamos 26 años defendiendo a administradores con un 90% de éxito en nuestros casos.

¿Necesitas revisar tu situación? Contacta con nuestro equipo para una evaluación inicial de tu documentación y tus riesgos potenciales. Conocer tu vulnerabilidad es el primer paso para protegerte. También puedes explorar nuestros servicios de defensa especializados en responsabilidad de administradores.